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邮件归档系统提升企业邮箱安全管控

电子邮件从单纯的收发邮件,到邮件系统与 各大办公软件协同办公,最终成为承载企事业单位核心商务信息和最重要的通讯工具,记录各种业务往来的信息交流。随着邮件数量的日积月累,我们个人邮箱数量 大多都以上百万封计量。如若突然需要找一封或一系列相关邮件,就如同大海捞针。因为有可能已经将其删除,或忘记了主题,忘记了发件人等等。有没有更好的邮箱管理软件可以帮忙呢?

据金笛邮件服务器技 术人员介绍,企业只需部署邮件归档系统,即便在茫茫“邮海”里找一封记忆模糊的邮件都变得易如反掌。只要搜索“收件人、发件人、主题、邮件正文、附件内 容、附件类型、附件大小、发送IP、邮件大小、收件人数、加密附件、域名”等任何一项关联条件,就能快速定位到你想找的邮件。且搜索到的邮件相互关联,让 我们轻松掌握整个事件的前因结果。

另 外,金笛客服人员在给有类似需求单位推荐配置邮件归档系统时,发现大多客户还是没能区分邮件归档与邮件备份的差异。其实备份和归档就好似书库和图书馆的关系。邮件服务器将所有的邮件打包备份,如同储备了一个相同的书库,防止意外的发生,并可随时还原,将损失将到最小,用户只能查询到自己本机的邮件数据;而归档就像给每本书进行编号分类,如同一个图书馆,我们可以快速查阅所需的图书;备份和归档相辅相成,备份是归档的前提和基础,邮件归档是归档备份 的升级和优化。很多用户都有遭遇被格式化硬盘,意外删除过邮件、电脑中毒的事情,邮件资料丢失,联系方式、合同、条款等无法挽回。部署邮件归档系统后,所 有的邮件都会保留下来,不用担心意外的发生。

如今,根据各行业不同的职能需要,不同行业对于邮件归档管理的认知和机制有所不同,大致上可区分为政府机关和企业。

政府机关

普遍 来说,由于没有真正法规的要求,政府机关对于邮件归档管理机制较为忽视,唯独公安安全等机关因职务上的需求和公务类型较为独特,对于邮件归档管理的概念和 机制最为重视。一般来说,政府机关侧重「门面」防护,即防火墙机制,例如部署入侵检测,避免发生政府机构网页遭攻击、篡改。然而,伴随着网络安全防护、灾 难性意识的加强,国家政府开始重视邮件归档管理,并提出前瞻性的计划,依照机关等级的不同给予规范和防护。

集团企业

以制造业为例,由于制造业往往横跨两岸三地,因此通过邮件归档管理机制进行内部控管,以了解员工使用邮件的情况是相当常见的;除此之外,企业内部也经常通过邮 件管理机制来进行流量控管,包含掌握邮件发送的人数和带宽问题,以提升日常维运效率。另外,部分企业因业务需求和商业机密考虑,在避免新产品或重要信息曝 光的前提下,邮件归档管理更显重要。

如何选择邮件归档系统

随着 企业对于网络安全的意识和概念逐渐成熟,建立邮件归档管理机制对企业而言,无疑是降低营运风险与保存重要数据最必要采取的措施。一套高性价比的邮件服务器 软件是综合了产品的功能、费用、实施、维护等因素。首先需要考虑是否具备邮件归档基本功能,包括邮件即时或定时存储、邮件查询、邮件恢复等。还有考虑软件 是否支持自己企业使用邮件的类型,多数邮件归档软件必须要求企业有制定的邮件服务器软硬件设备,如果企业本身没有邮件服务器或不满足归档软件要求的邮件服 务器,那企业又需要花费大笔的费用购买,则明显是不划算。

金笛邮件服务器做为性价比最高的一款邮件软件,不仅稳定,安全性独具特长,邮件归档功能也能很好的满足企业邮件内容审计、邮箱存储优化、邮箱备份冗余以及用户自动归档定位等需要。充分结合企业的管理策略和实际情况,为用户合理部署安全稳定性好的邮件归档,是金笛邮件系统为客户提供高品质服务的又一实践。